Especial trascendencia ha cobrado actualmente la cuestión de la utilización por los trabajadores de los medios informáticos puestos a su disposición por la empresa para el ejercicio cotidiano de su actividad laboral. El examen por la empresa de los equipos informáticos para controlar la actividad productiva de sus empleados no ha de someterse a los requisitos del artículo 18 del Estatuto de los Trabajadores 2015, pues este se refiere exclusivamente al registro de aquellos espacios destinados exclusivamente al depósito por el trabajador de sus efectos personales. En el caso de los equipos informáticos, dado que se trata de herramientas de trabajo propiedad de la empresa, deben ser susceptibles de control empresarial por virtud del artículo 20.3 del Estatuto de los Trabajadores y permite al empresario controlar el uso del ordenador, porque en él se cumple la prestación laboral y, por tanto, ha de comprobar si su uso se ajusta a las finalidades que lo justifican, ya que en otro caso estaría retribuyendo como tiempo de trabajo el dedicado a actividades extralaborales, pudiendo controlar también los contenidos y resultados de esa prestación.
Sin embargo, dicha actividad de control por parte de la empresa debe estar sometida a ciertos límites, pues el propio precepto impone un ejercicio de las facultades de vigilancia y control que guarde la consideración debida a la dignidad del trabajador (protección en la que sin duda está incluida su intimidad). Sin embargo, existe un hábito social asumido de un cierto uso particular por los trabajadores de tales medios informáticos y esa tolerancia crea una expectativa también general de confidencialidad en esos usos, expectativa que no puede ser desconocida, aunque tampoco convertirse en un impedimento permanente del control empresarial, porque, aunque el trabajador tiene derecho al respeto a su intimidad, no puede imponer ese respeto cuando utiliza un medio proporcionado por la empresa en contra de las instrucciones establecidas por ésta para su uso y al margen de los controles previstos para esa utilización y para garantizar la permanencia del servicio.
Por ello, las reglas de la buena fe imponen que la empresa, cuando pone un equipo a disposición de un trabajador, haya establecido previamente las normas de uso del mismo, normas que deben serle notificadas, así como la existencia de controles, la entidad de los mismos y las medidas que vayan a adoptarse para garantizar la efectiva utilización laboral del medio, de forma que si el medio se utiliza para usos privados en contra de estas prohibiciones y con conocimiento de los controles y medidas aplicables, no podrá entenderse que, al realizarse el control, se ha vulnerado una expectativa razonable de intimidad.
Por último, debe recordarse que la protección de la intimidad es compatible con el control lícito de la actividad productiva del trabajador, pues es evidente que las comunicaciones telefónicas y el correo electrónico están incluidos en ese ámbito de la intimidad (con la protección adicional que deriva de la garantía constitucional del secreto de las comunicaciones); y que la garantía de la intimidad también se extiende a los archivos personales del trabajador que se encuentran en el ordenador e incluso, según aquella sentencia, en los denominados archivos temporales, que son registros que se guardan automáticamente en el disco duro de los lugares visitados a través de internet, pues hay que entender que estos archivos también entran, en principio, dentro de la protección de la intimidad, sin perjuicio de lo ya dicho sobre las advertencias de la empresa sobre las condiciones de uso de los medios informáticos.
